Die digitale Archivierung von behördlichen Unterlagen stellt eine Herausforderung für kommunale Archive dar, da sich Dateiformate und technische Geräte ständig weiterentwickeln. Um Datenverluste zu vermeiden, müssen archivierte Informationen kontinuierlich überprüft und in neue Formate übertragen werden. Dies erfordert nicht nur langfristige Planungen, sondern auch qualifiziertes Fachpersonal, regelmäßige Wartung und ausreichende finanzielle Mittel. Ein Anstieg der digitalen Bestände bedeutet, dass auch die benötigten Ressourcen proportional erhöht werden müssen.
In Schleswig-Holstein ist ein bedeutender Schritt in Richtung digitale Archivierung vollzogen worden. Der IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) hat in Zusammenarbeit mit dem Landesarchiv eine Verwaltungsvereinbarung unterzeichnet, die den Start eines digitalen Archivs für Kommunen markiert. Diese Zusammenarbeit wurde kürzlich mit einem feierlichen Akt im Prinzenpalais in Schleswig gewürdigt, bei dem Kulturministerin Karin Prien und Digitalisierungsminister Dirk Schrödter anwesend waren.
Das Digitale Magazin DIMAG
Das Digitale Magazin, bekannt als DIMAG, bildet das Rückgrat dieser Initiative. Es wurde 2006 im Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelt und hat sich von Anfang an an internationalen Standards orientiert. Die kontinuierliche Weiterentwicklung, für die eine Gemeinschaft von zwölf deutschen Landesarchiven verantwortlich ist, ermöglicht den Einsatz in staatlichen, kommunalen und sogar kirchlichen Archiven. Das Landesarchiv Schleswig-Holstein hat den Auftrag erhalten, DIMAG in den Kommunen im Land zu verbreiten, was über die Kommunale Servicestelle für digitale Archivierung (KOSDA) abgehandelt wird. Diese Servicestelle wird seit 2022 im Rahmen des ITV.SH weiter ausgebaut.
DIMAG erfordert einen sicheren Rahmen zur Speicherung und Verwaltung einer Vielzahl digitaler Dokumente. Es ermöglicht neben der Archivierung auch die Übertragung dieser Informationen in neue Datei-Formate. Dies ist besonders wichtig, um zu gewährleisten, dass wertvolle Daten auch in Zukunft zugänglich bleiben. Minister Dirk Schrödter betonte, dass mit DIMAG eine nachhaltige digitale Langzeitarchivierung gewährleistet wird, die gleichzeitig die digitale Souveränität und den Datenschutz in den Kommunen fördert.
Die Bedeutung der Archivierung für die Demokratie
Kulturministerin Karin Prien hob in ihrer Rede die zentrale Rolle der Archive in der Demokratie hervor: „Archive spielen in unserer Demokratie eine immens wichtige Rolle, indem sie für Transparenz der öffentlichen Verwaltung, Rechtssicherheit und den Erhalt unseres kulturellen Erbes sorgen. Sie sind das öffentliche Gedächtnis eines Landes und werden zukünftig auch das digitale öffentliche Gedächtnis sein.“
Mit der Einführung des digitalen Archivs wird Schleswig-Holstein zu einem Vorreiter in der digitalen Archivierung, was nicht nur den Kommunen zugutekommt, sondern auch einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung zeitgemäßer Verwaltungsstrukturen leistet. Es ist klar, dass die Digitalisierung der Verwaltung nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Chance darstellt, die effizienter und transparenter gestalten kann.
DIMAG bietet den Kommunen nicht nur Speicherplatz, sondern auch Tools zur Übertragung, Verwaltung und Erhaltung verschiedenster digitaler Objekte, darunter eAkten und Webseiten. Zudem stellt dimagr der vollständigen Automatisierung der Aktualisierung archivierter Daten durch spezielle Migrationsstrategien und Prüfroutinen sicher.
Die digitale Archivierung ist demnach nicht nur eine Pflichtübung, sondern ein essenzieller Schritt für eine zukunftsfähige und transparente Verwaltung in Schleswig-Holstein.
