Informationsweitergabe bei Kündigung: Ein Blick auf Datenschutz im Arbeitsumfeld
Im Arbeitsalltag kommt es leider nicht selten vor, dass Kündigungen ausgesprochen werden müssen. Dies kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine herausfordernde Situation sein, die viele Fragen und Unsicherheiten aufwirft. Ein wichtiger Aspekt bei einer Kündigung ist die Frage, welche Informationen intern bekannt gegeben werden sollten und welche datenschutzrechtlichen Bestimmungen dabei zu beachten sind.
Im aktuellen Tätigkeitsbericht des ULD (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein) für das Jahr 2024 wurde ein Fall untersucht, in dem ein Arbeitgeber intern mitgeteilt hatte, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt und „auf eigenen Wunsch“ verlassen werde.
Was sind personenbezogene Daten?
Angaben zum Arbeitsende bei einem Unternehmen gelten als personenbezogene Daten, wenn die betroffene Person identifizierbar ist. Daher ist der Arbeitgeber verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Verarbeitung von Daten im Beschäftigungsverhältnis
Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG verarbeitet werden, wenn dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten erforderlich ist. Auch ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fallen unter den Anwendungsbereich dieser Bestimmung.
Bei der Datenverarbeitung ist der Grundsatz der Datenminimierung aus der DSGVO zu beachten. Das bedeutet, dass nur die für den Verarbeitungszweck notwendigen Daten erhoben werden dürfen. Im Falle einer Kündigung kann es erforderlich sein, den Austrittstermin intern zu kommunizieren, um die betrieblichen Abläufe sicherzustellen.
Welche Informationen sind notwendig?
Informationen über den konkreten Grund der Beendigung, wie die Angabe, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen „auf eigenen Wunsch“ verlässt, sind in der Regel nicht erforderlich und verstoßen gegen das Prinzip der Datenminimierung. Auch weitere Details zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind oft nicht relevant und können vom Betroffenen als Eingriff in die Privatsphäre empfunden werden.
Fazit
Bei der Bekanntgabe einer Kündigung müssen Arbeitgeber eine sorgfältige datenschutzrechtliche Abwägung treffen und den Grundsatz der Datenminimierung beachten. Die interne Mitteilung des Austrittsdatums zur Aufrechterhaltung des Betriebsablaufs ist zulässig, sollte jedoch auf relevante Abteilungen beschränkt werden. Es ist in den meisten Fällen nicht erforderlich, weitere Details über den Austrittsgrund zu kommunizieren, um die Privatsphäre der betroffenen Person zu wahren.
– NAG
