Από το Excel έως την απόδοση: Έλεγχος με RG Finance GmbH

Από το Excel έως την απόδοση: Έλεγχος με RG Finance GmbH

Hannover (OTS)

αναπτύσσεται ως εταιρεία, η στιγμή που η χρήση του Microsoft Excel δεν αρκεί πλέον για να ελέγξει αποτελεσματικά όλες τις οικονομικές πτυχές. Ο Robert Greiebenrath, Διευθύνων Σύμβουλος της RG Finance GmbH, αντιμετωπίζει κάθε μέρα αυτή την πρόκληση. Η εταιρεία του προσφέρει εξωτερική οικονομική διαχείριση και το Excel γίνεται γρήγορα κίνδυνος σε αυτό το πλαίσιο. Αλλά γιατί οι εταιρείες πρέπει να μεταβαίνουν σε ειδικό λογισμικό ελέγχου και ποια είναι τα πλεονεκτήματα αυτού;

Το Excel είναι μία από τις πιο συνηθισμένες λύσεις λογισμικού στον επιχειρηματικό κόσμο. Είναι φιλικό προς το χρήστη και πολλοί επιχειρηματίες έχουν εξοικειωθεί με τις λειτουργίες τους όλα αυτά τα χρόνια. Παρ 'όλα αυτά, υπάρχουν σοβαρές αδυναμίες που είναι ιδιαίτερα αισθητές όταν ο όγκος των δεδομένων αυξάνεται και όλο και πιο πολύπλοκοι υπολογισμοί. Σύμφωνα με τον Robert Greiebenrath, η μετάβαση σε πιο ισχυρό λογισμικό είναι αναπόφευκτη για να αποφευχθούν σφάλματα και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα.

Τα σύνορα του Microsoft Excel

Κεντρικό πρόβλημα που επηρεάζει το Excel είναι η ευαισθησία στα σφάλματα που προκαλούνται από την είσοδο των χειροκίνητων δεδομένων. Σε περίπτωση μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων ή εάν απαιτούνται πληροφορίες σε διάφορους πίνακες, η πιθανότητα σφαλμάτων αυξάνεται μαζικά. Ο Giebenrath αναφέρει μια τρέχουσα περίπτωση μιας εταιρείας ηλεκτρονικού εμπορίου, το λογιστικό σφάλμα της οποίας είχε ως αποτέλεσμα μια επικίνδυνη συντόμευση 70.000 ευρώ. Αυτή η κατάσταση οφείλεται σε σφάλμα τύπου στα φύλλα Google, το αντίστοιχο Google στο Excel.

Ένας άλλος κίνδυνος εξάρτησης από το Excel είναι η πιθανή αναταραχή των εργαζομένων που αναλαμβάνουν τη διαχείριση δεδομένων. Εάν μόνο ένα άτομο με ειδικές εργασίες γνώσης στο αρχείο, υπάρχει ο κίνδυνος η εταιρεία να αντιμετωπίσει δυσκολίες εάν αυτός ο εργαζόμενος φύγει ή αρρωστήσει. Οι σύμπλοκες φόρμουλες και οι χειροκίνητες διαδικασίες καθιστούν ολόκληρη τη διαδικασία ευαίσθητη στις κακοτυχίες.

Πότε πρέπει να αλλάξετε;

Η κατάλληλη στιγμή για να μεταβείτε σε επαγγελματικά εργαλεία ελέγχου είναι συχνά δύσκολο να αναγνωριστεί. Σύμφωνα με τον Robert Greiebenrath, οι εταιρείες θα πρέπει να σκεφτούν την επένδυση σε εξειδικευμένο λογισμικό το αργότερο όταν φτάνουν σε μηνιαίο κύκλο εργασιών 100.000 ευρώ. Αυτά τα προγράμματα προσφέρουν λειτουργίες που το Excel απλά δεν μπορεί να κάνει - ειδικά στην αυτοματοποίηση και την ακεραιότητα των δεδομένων.

Ο Giebenrath μιλά για τη δυνατότητα όχι μόνο της αύξησης της αποτελεσματικότητας με τις επαγγελματικές λύσεις ελέγχου, αλλά και τη μείωση του κόστους μακροπρόθεσμα. Επειδή μόλις εφαρμοστεί το λογισμικό, οι πόροι μπορούν να χρησιμοποιηθούν καλύτερα και οι πηγές σφάλματος μπορούν να ελαχιστοποιηθούν. Αυτό συνήθως οδηγεί σε σαφή βελτίωση των λειτουργικών διαδικασιών.

Η εμπειρία του δείχνει ότι οι επιχειρηματίες συχνά διστάζουν να τολμούν να αλλάξουν επειδή η εξοικείωση σε ένα νέο λογισμικό θεωρείται πολύπλοκο και περίπλοκο. Αλλά αυτή η προσπάθεια είναι κάτι περισσότερο από δικαιολογημένη αν κοιτάξετε τα θετικά αποτελέσματα. Η RG Finance GmbH υποστηρίζει τις εταιρείες να αντιμετωπίσουν αυτή τη μετάβαση και να βρουν μια λύση προσαρμοσμένη στις ανάγκες τους.

Ο δρόμος προς το μέλλον του ελέγχου

Robert Greiebenrath και η ομάδα του από την RG Finance GmbH ειδικεύονται στη βελτιστοποίηση των οικονομικών διαδικασιών. Ενώ ενεργείτε ως εξωτερικοί CFO για τους πελάτες σας, δεν βοηθάτε μόνο τις εταιρείες με τη λογιστική, αλλά και την οικονομική διαχείριση πιο αποτελεσματική. Δεν προσφέρουν μόνο την τεχνογνωσία για τη μετάβαση στο λογισμικό επαγγελματικού ελέγχου, αλλά και τη φροντίδα της μακροπρόθεσμης ολοκλήρωσης και κατάρτισης του προσωπικού.

Εάν θέλετε να αυξήσετε το μέλλον της εταιρείας σας στον τομέα του ελέγχου σε υψηλότερο επίπεδο και θέλετε να βασιστείτε σε έμπειρους συνεργάτες, ο Robert Giebenrath μπορεί να σας βοηθήσει ως ικανή επαφή. Η μετάβαση σε επαγγελματικές λύσεις θα μπορούσε να είναι το κρίσιμο βήμα για την επιτυχία της εταιρείας σας.

Σημαντικές πτυχές του λογισμικού επαγγελματικού ελέγχου

Το λογισμικό επαγγελματικού ελέγχου προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με το Microsoft Excel. Πρώτον, επιτρέπουν την αυτοματοποιημένη είσοδο και επεξεργασία δεδομένων, γεγονός που μειώνει σημαντικά τα ανθρώπινα σφάλματα. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον χρόνο και τους πόρους τους πιο αποτελεσματικά, επικεντρώνοντας στην ανάλυση σημαντικών βασικών αριθμών αντί για χειροκίνητες καταχωρήσεις. Επιπλέον, πολλά από αυτά τα προγράμματα έχουν ενσωματωμένους πίνακες ελέγχου που προσφέρουν επισκόπηση σε πραγματικό χρόνο της οικονομικής κατάστασης μιας εταιρείας.

Μια άλλη θετική πτυχή είναι η επεκτασιμότητα. Με ένα επαγγελματικό εργαλείο ελέγχου, μια εταιρεία μπορεί να ενσωματώσει πολλές διαφορετικές πηγές δεδομένων, το οποίο είναι συχνά δυσκίνητο και επιρρεπές σε σφάλματα λόγω της λειτουργικότητας του Excel. Αυτά τα συστήματα λογισμικού επιτρέπουν επίσης να λειτουργεί με διαφορετικούς χρήστες χωρίς τον κίνδυνο να χαθεί ή να μπερδευτεί σε ξεχωριστά έγγραφα του Excel.

Στατιστικά στοιχεία για τη χρήση του λογισμικού ελέγχου

Η αποδοχή του λογισμικού επαγγελματικού ελέγχου αυξάνεται συνεχώς. Σύμφωνα με μια μελέτη της G2, μια πλατφόρμα για κριτικές λογισμικού, περίπου το 66 % των μικρών και μεσαίων εταιρειών χρησιμοποιούν τώρα εξειδικευμένες λύσεις λογισμικού για την οικονομική τους διαχείριση. Αυτό δείχνει ότι πολλές εταιρείες έχουν αναγνωρίσει τα πλεονεκτήματα της αποτελεσματικότητας και της ακρίβειας που προσφέρουν τέτοια συστήματα.

Σε μια έρευνα Deloitte, το 70 % των εταιρειών που ερευνήθηκαν δήλωσαν ότι θεωρούσαν την εφαρμογή του ολοκληρωμένου οικονομικού λογισμικού ως σημαντική βελτίωση των διαδικασιών ελέγχου τους. Οι μικρότερες εταιρείες ειδικότερα ανέφεραν έως και 50 % μετά τη μετάβαση σε επαγγελματικές λύσεις. Αυτές οι σημαντικές βελτιώσεις υποδεικνύουν την ανάγκη απομάκρυνσης από συμβατικά προγράμματα όπως το Excel, ειδικά αν η εταιρεία αναπτύσσεται και γίνεται πιο περίπλοκα.

Προκλήσεις κατά τη μετάβαση σε νέο λογισμικό

Παρόλο που η μετάβαση σε επαγγελματικό λογισμικό ελέγχου προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, υπάρχουν επίσης προκλήσεις που πρέπει να εξετάσουν οι εταιρείες. Ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια είναι η φάση κατάρτισης. Το συνηθισμένο σύστημα Excel προσφέρει υψηλό επίπεδο εξοικείωσης και η αλλαγή σε ένα νέο σύστημα μπορεί αρχικά να είναι συντριπτική. Η κατάρτιση των εργαζομένων και η εξοικείωση με τις νέες λειτουργίες απαιτούν χρόνο και πόρους.

Επιπλέον, οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίσουν ότι το νέο λογισμικό ταιριάζει στις συγκεκριμένες ανάγκες τους. Μια ακατάλληλη λύση μπορεί να γίνει δαπανηρή και οι λειτουργικές διαδικασίες είναι πιο πιθανό να παρεμποδίσουν από την προώθηση. Είναι επομένως ζωτικής σημασίας οι εταιρείες να είναι προσεκτικοί κατά την επιλογή ενός νέου λογισμικού ελέγχου και να συμβουλευτούν τόσο την εσωτερική όσο και την εξωτερική εμπειρογνωμοσύνη προκειμένου να λάβουν την καλύτερη δυνατή απόφαση.

Με τη σωστή προετοιμασία και υποστήριξη, ωστόσο, οι αρχικές προκλήσεις συχνά ξεπερνούνται γρήγορα από τα πολλά πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει μια σύγχρονη λύση ελέγχου.