Od Excela do učinkovitosti: Kontroliranje s RG Finance GmbH

raste kao tvrtka, trenutak kada upotreba Microsoft Excela više nije dovoljna za učinkovito kontrolu svih financijskih aspekata. Robert Greiebenrath, generalni direktor RG Finance GmbH, suočen je s tim izazovom svaki dan. Njegova tvrtka nudi vanjsko financijsko upravljanje i Excel brzo postaje rizik u ovom kontekstu. Ali zašto bi tvrtke trebale prebaciti na poseban kontrolni softver i koje su prednosti ovoga?

Excel je jedno od najčešćih softverskih rješenja u poslovnom svijetu. Korisnički je prijateljski i mnogi poduzetnici su se tijekom godina upoznali sa svojim funkcijama. Ipak, postoje ozbiljne slabosti koje su posebno uočljive kada volumen podataka raste i sve složeniji proračuni. Prema Robertu Greiebenrathu, prelazak na snažniji softver neizbježan je kako bi se izbjegle pogreške i povećali učinkovitost.

Granice Microsoft Excel

Središnji problem koji utječe na Excel je osjetljivost na pogreške uzrokovane ručnim unosom podataka. U slučaju velikih količina podataka ili ako su potrebne informacije u nekoliko tablica, vjerojatnost pogrešaka masovno se povećava. Giebenrath izvještava o trenutnom slučaju tvrtke za e-trgovinu, čija je računovodstvena pogreška rezultirala opasnom prečacom od 70 000 eura. Ova je situacija nastala zbog pogreške formule u Google Sheets, Googleovom kolegicu do Excel -a.

Drugi rizik ovisnosti o Excelu je moguće nepomično zaposlenici koji preuzimaju upravljanje podacima. Ako samo jedna osoba s posebnim znanjem radi o filenu, postoji rizik da će tvrtka ući u poteškoće ako ovaj zaposlenik ostane ili postane bolestan. Složene formule i ručni procesi čine cijeli postupak osjetljivim na nesreće.

Kada biste se trebali promijeniti?

Pravo vrijeme za prelazak na profesionalne kontrolne alate često je teško prepoznati. Prema Robertu Greiebenrath -u, kompanije bi trebale razmišljati o ulaganju u specijalizirani softver najkasnije kada dosegnu mjesečni promet od 100.000 eura. Ovi programi nude funkcije koje Excel jednostavno ne može učiniti - posebno u automatizaciji i integritetu podataka.

Giebenrath govori o mogućnosti ne samo da povećava učinkovitost s profesionalnim kontrolnim rješenjima, već i dugoročno smanjuje troškove. Jer čim se softver za upotrebu primjenjuje, resursi se mogu bolje koristiti i izvori pogreške mogu se smanjiti na najmanju moguću mjeru. To obično dovodi do jasnog poboljšanja operativnih procesa.

Njegovo iskustvo pokazuje da se poduzetnici često ustručavaju usuditi se promijeniti jer se upoznavanje u novi softver doživljava kao složeno i složeno. Ali ovaj je napor više nego opravdan ako pogledate pozitivne učinke. RG Finance GmbH podržava tvrtke da se nose s tim prijelazom i pronalaze rješenje prilagođene njihovim potrebama.

Put do budućnosti kontrole

Robert Greiebenrath i njegov tim iz RG Finance GmbH specijalizirali su se za optimizaciju financijskih procesa. Iako djelujete kao vanjski CFO -ovi za svoje kupce, ne samo da pomažete tvrtkama s računovodstvom, već i financijsko upravljanje učinite učinkovitijim. Oni ne samo da nude stručnost za prelazak na profesionalni kontrolni softver, već se brinu i o dugoročnoj integraciji i obuci osoblja.

Ako želite podići budućnost svoje tvrtke na području kontrole na višoj razini i želite se osloniti na iskusne partnere, Robert Giebenrath može vam pomoći kao kompetentni kontakt. Prelazak na profesionalna rješenja mogao bi biti ključni korak za uspjeh vaše tvrtke.

Važni aspekti softvera za profesionalno upravljanje

Profesionalni softver za kontrolu nudi brojne prednosti u odnosu na Microsoft Excel. Prvo, oni omogućuju automatizirani unos i obradu podataka, što značajno smanjuje ljudske pogreške. Korisnici mogu učinkovitije koristiti svoje vrijeme i resurse koncentrirajući se na analizu važnih ključnih figura umjesto na ručne unose. Osim toga, mnogi od ovih programa integrirali su nadzorne ploče koje nude pregled financijske situacije u stvarnom vremenu.

Drugi pozitivan aspekt je skalabilnost. S profesionalnim alatom za kontrolu, tvrtka može integrirati mnogo različitih izvora podataka, što je često nezgrapno i sklono pogreškama zbog funkcionalnosti Excela. Ovi softverski sustavi također mu omogućuju rad s različitim korisnicima bez rizika da se izgube ili zatrpaju u odvojenim Excel dokumentima.

Statistika za upotrebu kontrole softvera

Prihvaćanje softvera za profesionalno upravljanje kontinuirano se povećava. Prema studiji G2, platforme za softverske preglede, oko 66 % malih i srednjih tvrtki sada koristi specijalizirana softverska rješenja za svoje financijsko upravljanje. To pokazuje da su mnoge tvrtke prepoznale prednosti učinkovitosti i točnosti koje nude takve sustave.

U istraživanju Deloitte, 70 % anketiranih tvrtki izjavilo je da implementaciju integriranog financijskog softvera smatra značajnim poboljšanjem u njihovim kontrolnim procesima. Manje tvrtke posebno su prijavile do 50 % nakon prelaska na profesionalna rješenja. Ova značajna poboljšanja ukazuju na potrebu da se odvoje od konvencionalnih programa poput Excela, posebno ako tvrtka postaje i postane složenija.

Izazovi prilikom prelaska na novi softver

Iako prelazak na softver za profesionalni kontrolu nudi mnoge prednosti, postoje i izazovi koje bi tvrtke trebale razmotriti. Jedna od najvećih prepreka je faza treninga. Uobičajeni Excel sustav nudi visoku razinu poznavanja, a promjena novog sustava u početku može biti neodoljiva. Obuka zaposlenika i upoznavanje s novim funkcijama zahtijeva vrijeme i resurse.

Pored toga, tvrtke moraju osigurati da novi softver odgovara njihovim specifičnim potrebama. Neprimjereno rješenje može postati skupo i vjerojatnije je da će operativni procesi ometati nego promovirati. Stoga je ključno da tvrtke budu oprezne pri odabiru novog upravljačkog softvera i savjetuju se s unutarnjim i vanjskim stručnošću kako bi donijele najbolju moguću odluku.

S pravom pripremom i podrškom, međutim, početni izazovi često brzo premašuju brojne prednosti koje moderno rješenje za kontrolu može ponuditi.