Da Excel all'efficienza: controllo con RG Finance GmbH

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Hannover (OTS)

cresce come un'azienda, il momento in cui l'uso di Microsoft Excel non è più sufficiente per controllare in modo efficiente tutti gli aspetti finanziari. Robert Greiebenrath, amministratore delegato di RG Finance GmbH, si trova di fronte a questa sfida ogni giorno. La sua azienda offre una gestione finanziaria esterna ed Excel diventa rapidamente un rischio in questo contesto. Ma perché le aziende dovrebbero passare a un software di controllo speciale e quali sono i vantaggi di questo?

Excel è una delle soluzioni software più comuni nel mondo degli affari. È amichevole e molti imprenditori hanno acquisito familiarità con le loro funzioni nel corso degli anni. Tuttavia, ci sono gravi debolezze che sono particolarmente evidenti quando il volume dei dati è in crescita e calcoli sempre più complessi. Secondo Robert Greiebenrath, è inevitabile un passaggio a software più potente per evitare errori e aumentare l'efficienza.

i bordi di Microsoft Excel

Un problema centrale che colpisce Excel è la suscettibilità agli errori causati dall'input manuale dei dati. Nel caso di grandi quantità di dati o se sono necessarie informazioni in più tabelle, la probabilità di errori aumenta in modo massiccio. Giebenrath riporta un caso attuale di una società di e-commerce, il cui errore contabile ha provocato un pericoloso scorciatoia di 70.000 euro. Questa situazione era dovuta a un errore di formula nei fogli di Google, la controparte di Google per Excel.

Un altro rischio di dipendenza da Excel è il possibile irresportazione dei dipendenti che assumono la gestione dei dati. Se solo una persona con una conoscenza speciale lavora sul file, esiste il rischio che la società si diffondesse in difficoltà se questo dipendente se ne va o si ammala. Le formule complesse e i processi manuali rendono l'intero processo suscettibile alle disgrazie.

Quando dovresti cambiare?

Il momento giusto per passare a strumenti di controllo professionale è spesso difficile da riconoscere. Secondo Robert Greiebenrath, le aziende dovrebbero pensare all'investimento in software specializzato al più tardi quando si raggiunge un fatturato mensile di 100.000 euro. Questi programmi offrono funzioni che Excel semplicemente non può fare, specialmente nell'automazione e nell'integrità dei dati.

Giebenrath parla della possibilità non solo di aumentare l'efficienza con soluzioni di controllo professionali, ma anche di ridurre i costi a lungo termine. Perché non appena viene implementato il software da utilizzare, le risorse possono essere utilizzate meglio e le fonti di errore possono essere ridotte al minimo. Questo di solito porta a un chiaro miglioramento dei processi operativi.

La sua esperienza mostra che gli imprenditori spesso esitano a osare cambiare perché la familiarizzazione in un nuovo software è percepita come complessa e complessa. Ma questo sforzo è più che giustificato se guardi gli effetti positivi. RG Finance GmbH supporta le aziende a far fronte a questa transizione e trovare una soluzione su misura per le loro esigenze.

la strada per il futuro del controllo

Robert Greiebenrath e il suo team di RG Finance GmbH sono specializzati nell'ottimizzazione dei processi finanziari. Mentre agisci come CFO esterni per i tuoi clienti, non solo aiuti le aziende con la contabilità, ma rendono anche la gestione finanziaria più efficiente. Non offrono solo l'esperienza per passare al software di controllo professionale, ma si occupano anche dell'integrazione e della formazione a lungo termine del personale.

Se vuoi aumentare il futuro della tua azienda nel settore del controllo a un livello superiore e vuoi fare affidamento su partner esperti, Robert Giebenrath può aiutarti come contatto competente. Il passaggio a soluzioni professionali potrebbe essere il passo cruciale per il successo della tua azienda.

Aspetti importanti del software di controllo professionale

Il software di controllo professionale offre numerosi vantaggi rispetto a Microsoft Excel. Innanzitutto, consentono l'input e l'elaborazione automatizzati dei dati, che riducono significativamente gli errori umani. Gli utenti possono utilizzare il loro tempo e le proprie risorse in modo più efficiente concentrandosi sull'analisi di importanti figure chiave anziché su voci manuali. Inoltre, molti di questi programmi hanno dashboard integrati che offrono una panoramica in tempo reale della situazione finanziaria di un'azienda.

Un altro aspetto positivo è la scalabilità. Con uno strumento di controllo professionale, un'azienda può integrare molte diverse fonti di dati, che è spesso ingombrante e soggetta a errori a causa della funzionalità di Excel. Questi sistemi software consentono inoltre di funzionare con utenti diversi senza il rischio di essere persi o impantanati in documenti Excel separati.

statistiche per l'uso del software di controllo

L'accettazione del software di controllo professionale aumenta continuamente. Secondo uno studio di G2, una piattaforma per le revisioni del software, circa il 66 % delle società di piccole e medie dimensioni ora utilizza soluzioni software specializzate per la loro gestione finanziaria. Ciò dimostra che molte aziende hanno riconosciuto i vantaggi dell'efficienza e dell'accuratezza che offrono tali sistemi.

In un sondaggio Deloitte, il 70 % delle società intervistate ha dichiarato di aver considerato l'implementazione di software finanziario integrato come un miglioramento significativo dei loro processi di controllo. Le aziende più piccole in particolare hanno registrato fino al 50 % dopo essere passate a soluzioni professionali. Questi significativi miglioramenti indicano la necessità di staccarsi da programmi convenzionali come Excel, specialmente se l'azienda cresce e diventa più complessa.

sfide quando si passa al nuovo software

Sebbene il passaggio al software di controllo professionale offra molti vantaggi, ci sono anche sfide che le aziende dovrebbero prendere in considerazione. Uno dei maggiori ostacoli è la fase di allenamento. Il solito sistema Excel offre un alto livello di familiarità e la modifica a un nuovo sistema può inizialmente essere schiacciante. La formazione dei dipendenti e la familiarizzazione con nuove funzioni richiedono tempo e risorse.

Inoltre, le aziende devono garantire che il nuovo software soddisfi le loro esigenze specifiche. Una soluzione inappropriata può diventare costosa e i processi operativi hanno maggiori probabilità di ostacolare che promuovere. È quindi fondamentale che le aziende stiano attenti quando scelgono un nuovo software di controllo e consultano competenze sia interne che esterne al fine di prendere la migliore decisione possibile.

Con la giusta preparazione e supporto, tuttavia, le sfide iniziali sono spesso rapidamente superate dai numerosi vantaggi che una moderna soluzione di controllo può offrire.