Das Thema der Dokumentation von Fahrten mit Firmenfahrzeugen könnte für viele Geschäftsführer als eher technisches Detail erscheinen. Doch die rechtlichen Implikationen sind von großer Bedeutung, wie eine aktuelle Entscheidung des Verwaltungsgerichts Düsseldorf zeigt. Auch wenn interne Absprachen über die Führung von Fahrtenbüchern existieren, bleibt die Verantwortung letztendlich beim Geschäftsführer, wenn es um die Kommunikation mit den Behörden geht.
Der konkrete Fall umfasst einen Vorfall, bei dem ein Mitarbeiter eines Unternehmens mit überhöhter Geschwindigkeit ein Firmenfahrzeug lenkte. Die Behörde wandte sich an die Firma, um den Fahrer des Fahrzeugs zur fraglichen Zeit zu identifizieren. Hierzu war jedoch der Geschäftsführer nicht in der Lage, da es keine ordnungsgemäße Dokumentation der Fahrzeugnutzung gab. Stattdessen sah er die Verantwortung dafür bei seinen Mitarbeitern, die vertraglich dazu verpflichtet waren, ihre Fahrten aufzuschreiben.
Pflichten und Auflagen
Die Situation eskalierte, als die zuständige Behörde eine Regelung zur Führung eines Fahrtenbuches für einen Zeitraum von 15 Monaten anordnete. Der Geschäftsführer war mit dieser Auflage nicht einverstanden. Seiner Meinung nach hätte die Einspruchsfrist zur ersten Anhörung von zwei Wochen eingehalten werden müssen, und die arbeitsvertraglichen Verpflichtungen der Mitarbeiter seien ausreichend, um seinen eigenen Anspruch auf Verantwortung zu entkräften.
Trotz der Einwände des Geschäftsführers entschied das Verwaltungsgericht, dass die Frist in diesem speziellen Fall irrelevant sei. Vielmehr wurde festgestellt, dass es eine generelle Pflicht zur Dokumentation gibt, die es ermöglicht, auch länger zurückliegende Verkehrsverstöße nachzuvollziehen. Dies bedeutet, dass die internen Vereinbarungen nicht ausreichen, um die Verantwortung an die Mitarbeiter zu delegieren.
Das Urteil im Detail
Das Verwaltungsgericht wies den Antrag des Geschäftsführers zurück und stellte klar, dass die Pflicht zur Dokumentation nicht auf Dritte übertragbar ist. In der Außenbeziehung zur Behörde bleibt der Geschäftsführer in der Pflicht, die notwendigen Informationen bereitzustellen. Somit wird das Führen eines Fahrtenbuches als rechtmäßig angesehen.
Diese Entscheidung verdeutlicht die Notwendigkeit für Unternehmen, klare Richtlinien und Systeme zur Dokumentation der Nutzung von Firmenfahrzeugen zu etablieren. Mit der Verantwortung, die letztendlich beim Geschäftsführer bleibt, ist es wichtiger denn je, die internen Abläufe gut zu regeln, um rechtlichen Problemen vorzubeugen. Die Fragestellung, wer im Falle eines Verstoßes verantwortlich ist, ist von Bedeutung, nicht zuletzt im Hinblick auf finanzielle und rechtliche Konsequenzen.
Zusammenfassend zeigt dieser Fall, dass die Verantwortung für die Einhaltung von Verkehrsvorschriften und die Dokumentation von Fahrten klar beim Geschäftsführer liegt, auch wenn andere Vereinbarungen getroffen wurden. Eine ordnungsgemäße Führung von Fahrtenbüchern ist somit nicht nur eine organisatorische Notwendigkeit, sondern auch rechtlich gefordert. Unternehmungen sollten sich diesen Anforderungen rechtzeitig widmen, um künftige Konflikte mit den Behörden zu vermeiden.
