Digitální obrat v Hamburku: Elektronické začátek po zpracování

Digitální obrat v Hamburku: Elektronické začátek po zpracování

V době, kdy se digitální procesy stávají stále důležitějšími, se často stává, že městské úřady se dusily v množství papírové pošty. Tento problém je třeba řešit novou iniciativou EPOB. Základní myšlenka EPOB je jednoduchá: místo toho, aby příchozí příspěvek musí projít oddělením konvenčním způsobem, je naskenován centrálně a poté okamžitě předán příslušným úředníkům.

Co je to elektronické zpracování doručené pošty?

Zavedením této technologie může být každý měsíc digitalizováno přibližně 50 000 příchozích dopisů a přivedeno přímo odpovědným zaměstnancům. Základem tohoto nového procesu tvoří e-file, který se používá jako digitální administrativní nástroj v Hamburku od konce 90. let. Je to software, který usnadňuje ukládání a správu dokumentů a zajišťuje, že všechny relevantní dokumenty mohou být zpracovány rychle a efektivně.

Christian Pfromm, hlavní digitální ředitel Hamburku (CDO), zdůrazňuje výhody nového řešení. Zdůrazňuje, že bezpapírové zpracování a skladování umožňují správě vytvářet moderní pracovní podmínky a zároveň zrychlit interní procesy. Tento pokrok není jen výhodou pro zaměstnance, ale také pro občany, kteří jsou o svých obavách více informováni.

Implementace a Outlook

Zavedení EPOB je postupně podporováno a je podporováno pokladnou rejstřík.hamburg a kancléřství Senátu. Významná část příspěvku je již digitalizována v okresních kancelářích Bergedorf, Mitte a Wandsbek. Pilotování, které začalo v květnu 2023, již úspěšně zpracovalo více než 178 000 kusů příspěvku. V nadcházejících měsících by zbývající okresní úřady a specializované úřady měly tuto technologii převzít také a těžit z výhod digitálního zpracování.

Díky této iniciativě je celý proces nejen zrychlen, ale také šetří náklady, které vyplývají z fyzického zpracování dokumentů. Kromě toho se sníží riziko ztrát nebo poškození, ke kterému může dojít při manipulaci s papírovou poštou. S projektem EPOB se Hamburg představuje jako průkopník při digitalizaci správy.

Tento vývoj není jen nezbytným krokem k modernizaci administrativy, ale také známkou budoucího využití technologií. Digitalizace post -zpracování by mohla zvýšit účinnost ve světě, ve kterém je čas stejný, a výrazně zkrátit reakční časy podávání. První pozitivní zpětná vazba z pilotní fáze ukazuje, že výhody digitální transformace ve správě lze rychle pociťovat.

Zdroj obrázku: Suelzenenappel/Stock.adobe.com

Digitální transformace ve správě

Zavedení elektronického zpracování doručené pošty (EPOB) v Hamburku je důležitým krokem k digitální transformaci správy. Toto opatření nelze považovat za izolované, ale součást komplexnějšího trendu, který lze pozorovat v mnoha evropských městech. Města jako Mnichov, Berlín a Kolín nad Rýnem zahájily podobné iniciativy pro digitalizaci administrativních procesů, aby se zvýšila efektivita a nabídla občanům lepší služby. Důraz je kladen na snížení byrokracie a zlepšení interakce mezi občany a úřady, což je možné pomocí digitálních řešení, jako jsou automatizované systémy řízení dokumentů.

Potřeba takové transformace objasňuje rostoucí tlak na veřejné správy ke zvýšení spokojenosti občanů a zároveň snižuje náklady. Celkem dostupnější a více uživatelem je rozhodující pro splnění požadavků stále více digitalizované společnosti.

Výhody elektronického post -zpracování

Elektronické post -zpracování přináší řadu výhod, které ovlivňují jak úřady, tak občany. Na jedné straně digitalizace zajišťuje výrazně rychlejší zpracování příchozích dotazů a dokumentů. V důsledku toho mohou být administrativní procesy nejen zrychleny, ale také transparentnější. Přístup k dokumentům je zjednodušen pro zaměstnance i občany, protože k němu mají přístup kdykoli a odkudkoli.

Kromě toho EPOB zlepšuje sledovatelnost a dokumentaci procesů. Každé zpracování je zaznamenáno digitálně, což snižuje náchylnost k chybám a přispívá k právní jistotě. Kromě toho toto opatření podporuje environmentální požadavky, protože spotřeba papíru je výrazně snížena, což odpovídá administrativním opatřením při vědomí ekologicky.

Aktuální vývoj a budoucí výhled

Implementace EPOB je součástí větší strategie pro modernizaci správy v Hamburku. Kromě elektronického zpracování doručené pošty se další digitální nástroje také používají k nabídce občanů standardizované a efektivní služby. V průzkumu německé asociace měst a obcí 70 % dotázaných obcí uvedlo, že mají silný zájem o digitalizaci svých služeb.

V nadcházejících měsících je plánována postupná rozšíření a integrace EPOB do jiných oddělení a okresů. S ohledem na úspěch předchozích pilotních projektů se očekává, že to nejen zvyšuje účinnost, ale může také sloužit jako model pro jiná města. Hamburská administrativa by tedy mohla působit jako průkopník pro digitální inovace ve veřejné správě, což by také mohlo vést k silnějšímu ukotvení digitálních procesů v celém německém administrativním systému.

Nepřetržité hodnocení a přizpůsobení digitálních procesů bude zásadní pro zajištění toho, aby potřeby občanů byly přiměřeně zohledněny a že digitalizace představuje skutečnou přidanou hodnotu pro všechny zúčastněné. Hamburský senátní kancléřství se spoléhá na úzkou spolupráci s okresy a specializovanými úřady, aby systematicky utvářel provádění a aktivně řešil možné výzvy.